Hoe Fuzer besluitvorming versnelt met DataStory One-pager

Fuzer, een dochteronderneming van Amvest, is toonaangevend in Nederland als het gaat om het bedenken van nieuwe woonconcepten en toepassen van moderne technologie. Ze gebruikt nieuwe technologie om geïntegreerde en levendige communities te creëren. De jonge innoverende onderneming past zich aan aan nieuwe maatschappelijke trends en verbetert de tevredenheid van huurders door middel van communicatie en het voortdurend meten van de impact van hun diensten. Fuzer is opgericht in 2020 met de overtuiging dat comfortabel wonen meer is dan alleen een huis: ‘wij bouwen een thuis, geen huizen’.

Organisaties gebruiken rapportages in een poging om decision makers te informeren. Maar het probleem met traditionele rapportages is dat ze onvoldoende context en interpretatie bieden om besluitvorming te ondersteunen. Rapportages zijn vooral ontworpen om informatief en verkennend te zijn. Als het gaat om datagedreven besluitvorming zijn dit bekende tekortkomingen van standaard rapportages:

• Rapportages geven alleen op hoog niveau informatie. Die informatie is ook nog eens beknopt en gaat alleen over een vast aantal onderwerpen. In plaats van een samenhangend verhaal te bieden dat besluitvorming ondersteunt, behandelen rapportages alleen de belangrijkste punten van een bepaald onderwerp.

• Rapportages bieden geen ruimte voor ongestructureerde data. Het probleem met de diepgaande expertise en oplossingen van medewerkers is, dat het ongestructureerde data zijn. In rapportages is alleen oog voor gestructureerde data die uit tabellen en administratieve systemen kan worden gehaald, niet voor creatieve oplossingen van deskundige medewerkers.

• Een ander probleem met rapportages is, dat ze veel ruis bevatten. Ook als er over een onderwerp niks belangrijks te vertellen is, wordt omwille van de vaste structuur van de rapportage tóch data opgenomen. Van nietszeggende data is bekend dat ze leiden tot ruis. En ruis staat effectieve besluitvorming in de weg.

• En als er dan wél belangrijke inzichten zijn die gedeeld moeten worden, dan biedt een rapportage vanwege haar vast omlijnde structuur geen mogelijkheid om een duidelijke verhaallijn te volgen, die wel nodig is voor het nemen van goed geïnformeerde beslissingen. Belangrijke stukjes informatie die eigenlijk samenhangen en belangrijk zijn voor een juist besluit, zijn fragmentarisch verdeeld over de gehele rapportage.

In tegenstelling tot de gebruikelijke standaard rapportage heeft een DataStory niet die rigide vast omlijnde hoofdstukindeling per onderwerp, maar volgt het een logische en gestructureerde opbouw die volledig gericht is op het ondersteunen van operationele en tactische besluitvorming. Een DataStory geeft bovendien verdiepend inzicht in één belangrijke kans of probleem. Dat in tegenstelling tot een rapportage die slechts beknopte informatie geeft over veel verschillende losse onderwerpen.

Ralph: ‘Toen we die tekortkomingen van rapportages in het besluitvormingsproces bespraken, was ons besluit om de DataStory One-pager te gaan gebruiken, snel genomen’.

Effectieve data storytelling vereist naast nieuwe tools, ook nieuwe skills. Daarom ging het team van community managers in de intensieve DataStory workshop aan de slag met het stappenplan, de storymap en de voorontworpen decision making templates. Met deze tools uit de DataStory toolkit was het team nu in staat om in no-time een heldere, visuele en scanbare one-pager te creëren. Ralph: ‘Decision makers die uit een heel andere meeting komen die over een heel ander onderwerp ging, worden met de one-pager op de meest deskundige manier to-the-point en snel geïnformeerd. Dat helpt ze veel sneller de juiste beslissing te nemen. Ik krijg enorm positieve reacties terug’. Romana Harpal (community manager bij Fuzer): ‘Ik heb bijna dagelijks direct contact met onze bewoners. Ook via onze speciale app. Ik zie en hoor dan ook vaak dingen die we kunnen verbeteren voor onze bewoners. Die belangrijke informatie wil ik delen met onze vastgoedmanagers. Met de DataStory map weet ik nu hoe ik dat moet communiceren om ze te overtuigen’.